Женский портал - Wivler

Достаточно часто первый контакт в деловом мире начинается с письменных коммуникаций – деловых писем. Но если оно будет написано без соблюдения правил этикета делового письма, то едва зародившиеся контакты могут прерваться, и вы потеряете клиента или делового партнера. Поэтому, наверное, не придется никого убеждать, насколько важно уметь писать деловые письма, которые помогут составить благоприятное впечатление о вас лично и о вашей компании в целом.

Основные правила деловой переписки. Современные формы переписки сложились более 150 лет назад. Принято считать, что их родина – Англия, где впервые были введены правила составления деловой корреспонденции.

Общие правила ведения переписки

1. Перед тем как начать составлять письма деловому партнеру, стоит для себя уяснить следующие моменты:

Вид письма (сопроводительное, письмо-заказ, письмо-извещение, письмо-напоминание, письмо-презентация, письмо-отказ, гарантийное письмо и т.д.);

Предполагается ли ответ на ваше письмо (существуют условия, когда получение ответа на письмо не предполагается, например, письмо-презентация);

Будет ли содержание письма однозначно понятно вашему адресату, не оставит ли оно каких-то неясностей относительно вопроса переписки;

Уверены ли вы, что письмо, отправленное почтой, придет в срок (если нет, то лучше воспользоваться телефаксом, услугами службы DHL или отправить письмо через Интернет).

2. Тон письма всегда должен оставаться корректным.

3. Необходимо тщательно отбирать лексику, избегая неточностей, двусмысленности, излишнего употребления профессиональных слов. Текст письма должен быть прост для понимания.

4. Деловое письмо следует писать только на бланке организации, от имени которой вы выступаете. Так как внешний вид фирменного бланка – это своеобразная визитная карточка вашей компании, то к оформлению официального бланка следует относиться с особой тщательностью. Чем официальнее бланк письма – тем официальнее должен быть тон письма.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word (программный продукт корпорации Microsoft Corporation) с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером № 12, 13, 14 через 1-2 интервала.

При оформлении делового письма номера страниц проставляют внизу с правой стороны страницы, а при оформлении других деловых документов - посередине верхнего поля листа.

Текст самого письма рекомендуется печатать в бланках формата А4 через 1,5-2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее – через один межстрочный интервал. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из несколько строк, печатаются через один межстрочный интервал.

На письменный запрос следует отвечать в течение 10 дней после получения.

На послания, полученные по факсу и электронной почте, следует отвечать в течение 48 часов, не считая выходных

Правила оформление делового письма в России

В России оформление официальных бланков регламентируются нормативными документами и, в первую очередь, ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации».

ГОСТ установлено два стандартных формата бланков документов – А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и не на нём, должен иметь поля не менее 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

Данные требования к оформлению документов закреплены российским законодательством, но автор рекомендует использовать их и при составлении делового письма зарубежному партнеру.

В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом обращение может начинаться со слов «Уважаемый + фамилия (имя, отчество)» или «Дорогой + имя и отчество (имя)». Такие слова, как «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора», «начальник отдела» и т.д. сокращать ни в коем случае нельзя. Иначе получатель вправе думать, что вы на самом деле не очень-то уважаете его. А заканчивать письмо следует словами благодарности за сотрудничество. И затем перед вашей подписью ставится выражение: «С уважением, …» или «Искренне Ваш...».

В официальных письмах недопустимо обращение на «ты», даже если в жизни вы с этим человеком находитесь не только в деловых, но и в дружеских отношениях.

Обычно деловое или служебное письмо состоит из нескольких типовых структурных элементов:

1. Область заголовка .
В этой части письма слева размещается угловой штамп организации с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а также регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо.
В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата.

Ниже углового штампа размещается заголовок к тексту документа. Языковая конструкция заголовка может иметь вид:

ü предлог «О» + сущ. в предложном падеже: "О поставке автомобилей";

ü по вопросу «О» + сущ. в предложном падеже: "По вопросу о поставке запчастей";

ü касательно + сущ. в родительном падеже: "Касательно заказа на поставку" и т. п.

2. Собственно текст письма . Основные особенности оформления текста письма состоят в следующем.

ü Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

ü Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

Структура делового письма

1. Наименование организации-отправителя.

3. Дата написания письма.

4. Адрес получателя письма.

5. Указание на конкретное лицо.

6. Вступительное обращение

7. Указание на общее содержание письма, т.е. тема письма.

8. Основной текст письма.

9. Заключительная формула вежливости.

10. Подпись.

11. Указание на приложение.

При оформлении делового письма российскому партнеру стоит помнить еще несколько правил .

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору
ОАО "Альфа Бизнес"
В.А. Прохоров

АО "Бета Холдинг"
Главному бухгалтеру
В.М. Иванов

В случае если вы ставите сокращения «г-ну», «г-же», то вначале пишется фамилия респондента, после и инициалы.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

При направлении письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

При направлении документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз .

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес .

В состав реквизита "Подпись" входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на официальном бланке компании); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Тренинги

Skype: btcon.ru, E-mail: [email protected], Пн-Пт с 10:00 до 19:00

Картинки в нашем калейдоскопе постоянно меняются. Читайте в
рубрике:

>»> Ваш вопрос — наш ответ.
Перейти.

>»> Бизнес и психология: листаем книжные страницы.
Перейти.

>»> Полезные цитаты.
Перейти.

>»> Деловая переписка на английском языке. Семинар-практикум для менеджеров.

Каковы правила бизнес-этикета при переписке с иностранными партнерами? Как правильно установить письменный контакт и произвести благоприятное впечатление? Как лучше сформулировать свой запрос? Как получить и передать нужную информацию? Как корректно составить жалобу и ответить на рекламацию? Именно об этом пойдет речь на семинаре. Участники семинара приобретут практические навыки деловой переписки на английском языке и смогут применить их в своей работе уже на следующий день. Семинар разработан с учетом возможного различного уровня языковой подготовки слушателей.

>»> Аудитория: менеджеры и руководители различных уровней, работающие с иностранными партнерами и ведущие с ними переписку на английском языке.
Семинар окажется полезным и тем, кто планирует сдавать сертификационные экзамены на знание делового английского языка (BEC Preliminary, BEC Vantage, BEC Higher).

>» /> Цена:

>» /> Как принять участие

>» /> Расписание тренигов

>»> Программа семинара:

1. Особенности оформления и структура делового письма.

• Устная и письменная коммуникации. Значение письменной коммуникации в деловом общении. Имидж и письменная коммуникация. Концепция AIDCA и современный менеджмент.
• Особенности оформление почтового конверта.
• Структура англоязычного письма.
• Выбор бланка письма. Как правильно указать получателя письма. Адреса отправителя и получателя.
• Передача русских имен и названий на английском языке.
• Особенности указания даты на бланке письма.
• Регистрационный номер и тема письма: где разместить и как привлечь внимание?
• Формы вежливого приветствия и прощания в английском письменном этикете.
• Структура основного текста и логика изложения.
• Подпись: как и на каком языке писать?
• Как указать приложения?
• Пунктуация в письменной коммуникации.
• Практические упражнения.

2. Язык, стиль и композиция делового письма.

• Официальное (формальное) письмо. Персональные и безличные формы обращения к адресату. Особенности языка изложения. Употребление пассивного залога. Слова-связки и логика изложения. Сокращения в официальной переписке. Персональные и безличные формы окончания письма.
• Неофициальное (неформальное) письмо. Форма обращение к адресату. Употребление активного залога. Коллокации, идиомы и фразовые глаголы в неофициальном письме. Сокращения в неофициальном письме. Формы окончания письма.
• Полуофициальное письмо. Форма обращения к адресату. Особенности языка. Сокращения, фразовые глаголы, идиомы и коллокации. Форма окончания письма.
• Отличительные особенности делового американского языка в письменной коммуникации. Американский и британский английский.
• Практические упражнения.

3. Основные виды делового письма. Принципы работы с разным типом писем.

• Запрос информации. Общие принципы. Выбор стиля и языка.
• Ответ на запрос. Общие принципы. Выбор стиля и языка.
• Направление информации. Общие принципы. Выбор языка и стиля.
• Письменные приглашения. Выбор стиля. Как ответить на приглашение.
• Работа с письменными претензиями и рекламациями. Как правильно самим составить жалобу? Как корректно принести извинения? Выражение степени недовольства.
• Выражение сожаления и участия. Выбор стиля.
• Выражение участия по случаю теракта.
• Прочие формы повседневной переписки.
• Практические упражнения.

4. Электронные сообщения

• Плюсы и минусы использования электронных сообщений.
• Особенности применения электронных сообщений в деловой среде.
• Структура электронного сообщения.
• Вопросы стиля, композиции и языка в электронном сообщении.
• Практические упражнения.

Источник:
Навыки деловой переписки
Skype: btcon.ru, E-mail: [email protected], Пн-Пт с 10:00 до 19:00 Картинки в нашем калейдоскопе постоянно меняются. Читайте в рубрике: >»> Ваш вопрос — наш ответ. Перейти. >»>
http://www.btcon.ru/training_delperangl.html

ПРАКТИКУМ ПО ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКЕ: виды деловых писем, электронная переписка, структура и композиция текста, форма изложения, стили, анализ типичных ошибок официально-деловой письменной речи

Расскажите друзьям о событии

Извините, регистрация закрыта. Возможно, на событие уже зарегистрировалось слишком много человек, либо истек срок регистрации. Подробности Вы можете узнать у организаторов события.

Семинар предполагает анализ большого количества практических примеров, направленных на развитие и совершенствование навыков деловой переписки. В качестве учебных пособий используются реальные письма, написанные специалистами различных областей в процессе профессиональной деятельности.

Расскажите друзьям о событии

Целевая аудитория:

• деловые люди, составляющие отчеты, пишущие служебные записки, рассылающие деловые письма, те, чья профессиональная деятельность связана с миром деловых бумаг;
• менеджеры по работе с клиентами, ведущие обширную переписку;
• менеджеры среднего звена, руководители региональных филиалов;
• сотрудники PR-служб, ведущие переписку с представителями прессы и разрабатывающие информационные материалы для публикаций;
• специалисты, разрабатывающие маркетинговые материалы для клиента (буклеты, информационные письма, памятки и инструкции и т.п.)
• секретари и т.д.

Вы сможете:

• составлять различные деловые письма быстро и качественно;
• оказывать нужное влияние на адресата путем письменного общения;
• не допускать ошибок, которые не исправляет письменный редактор;
• корректно донести негативную информацию, отказ и даже угрозу, не обидев адресата;
• редактировать тексты деловой направленности и учиться на ошибках других;
• чувствовать себя уверенно среди коллег и партнеров в процессе письменного взаимодействия;
• консультировать других по вопросам составления деловых писем;
• овладеть новейшими методиками теории речевых коммуникаций, например, QSCR, DAGOR, ADI и др.;
• анализировать американскую, континентальную и российскую модели делового письма.

Вы получите:

• описание деловых бумаг;
• подробную технологию и логику создания различных деловых документов;
• методику формирования полноценного делового письма;
• алгоритмы, облегчающие написание текстов и составления деловых писем любой направленности;
• алгоритмы, приводящие к конкретным результатам;
• набор необходимых конструкций и шаблонов составления делового письма для любой деловой ситуации;
• пакет выполненных кейсов, которые помогут закрепить полученные навыки;
• справочные материалы по грамматике и стилистике в удобном изложении;
• индивидуальные консультации по ведению деловой переписки.

Семинар предполагает анализ большого количества практических примеров, направленных на развитие и совершенствование навыков деловой переписки.

В качестве учебных пособий используются реальные письма, написанные специалистами различных областей в процессе профессиональной деятельности.

Специализация: Деловая переписка, Курсы для современных секретарей, Успешные переговоры, Эффективная реклама, Основные навыки копирайтинга, Мотивация персонала, Конфликты и стрессы в деловой сфере, Специфика межкультурных коммуникаций, Особенности международного протокола, Музыкальный менеджмент и др.

ПРОГРАММА:

День первый

1. Деловое письмо: стилистика, стандарты, принципы.

• Правильное оформление документов. Правила оформления реквизитов документа. Придание юридической силы документам.
• Стилевые особенности языка деловых бумаг.
• Особенности официально – делового и публицистического стилей речи.
• Принципы составления деловых писем.
• Структура делового письма.
• Введение к документу.
• Порядок действий.
• Алгоритмы DAGOR, QSCR, ADI и др.
• Типичные ошибки при составлении деловой корреспонденции, актуальные требования к деловому письму.
• Стандарты фраз и выражений, принятых в деловой переписке.
• Использование клише для выражения просьбы, гарантии, предложения, приглашения и т.п.
• Особенности оформления документов, содержащих конфиденциальную информацию.

Практические задания и упражнения по составлению деловых писем.

Разбор ситуации – кейса «Типичные вступительные и заключительные фразы».

«Памятка по составлению делового письма».

2. Работа над составлением текста.

• Профессиональное руководство по составлению любого делового документа.
• «Круг аргументации».
• Расположение основной идеи, темы, проблемы.
• Правила логических ударений.
• Связь предложений в тексте.
• Использование универсальных речевых конструкций.
• Информационная роль порядка слов в предложении.
• Технологии подачи информации и аргументации.
• Взаимосвязь между планируемым содержанием текста и передачей реальной информации.

Упражнение по составлению деловых писем. Упражнение по использованию различных, в том числе манипулятивных, приемов аргументации.

Уместность использования речевых уловок, пауз, невербальной информации. Деловые игры.

День второй

3. Технология составления различных видов деловых писем.

• Протокол.
• Пресс – релиз.
• Информационное письмо.
• Служебная записка.
• Циркулярное письмо.
• Эссе.
• Резюме (три модели: американская, континентальная и российская).
• Письмо-требование.
• Письмо-отчет.
• Рекламация.
• Ответ на рекламацию.
• Письмо-благодарность.
• Письмо-подтверждение.
• Письмо-приглашение.
• Письмо-поздравление.
• Коносамент.
• Предложение по выработке политики или реализации проектов.
• Уведомление, предупреждение.
  и другие.

Упражнение по анализу структуры деловых писем и составлению собственных писем по ситуациям, предложенным тренером.

Подготовка готовых шаблонов для написания различных типов деловых писем.

Разбор иллюстративного письменного материала на английском и русском языке.

4. Деловой этикет в переписке.

• Понятие делового этикета в переписке. Личная и деловая переписка.
• Благодарственные письма, поздравления, приглашения, соболезнования.
• Американские и европейские сокращения, принятые в международной деловой переписке.
• Письма, которые всегда пишут или подписывают от руки.
• Процедура ответа на письма.

• Понятие «эмоциональной подстройки» под адресата.
• Обращение. Заключительная формула вежливости. Принципы завершения делового письма. Универсальные формулы.
• Особенности составления писем негативного содержания (отказы, претензии).
• Банковская переписка.

Составление различных моделей деловых писем. Подготовка шаблонов.

Упражнение по снижению психологической напряженности в текстах с негативным содержанием.

Речевые задачи.

Анализ образцов реальных деловых писем на английском, немецком и русском языках.

5. Принципы и приемы e — mail переписки. Факсимильные сообщения и электронная почта.

• Структура e-mail письма. Максимальное использование особенностей виртуального общения.
• Решение главных задач электронного письма: открыто, прочитано, понято, принято к действию.
• Ситуационное использование «телеграфного стиля».
• Формирование вложений и факсимильной подписи.
• Понятие «сетикета».
• Редактирование документов.
• Мировой опыт систематизации, хранения, архивирования и уничтожения деловых бумаг.

Индивидуальные упражнения для участников.

Методы и формы работы

Занятия проводятся в режиме интенсивного взаимодействия ведущего и слушателей.

Большую часть составляют практические занятия и консультации, которые включают анализ ошибок в составлении текстов и в оформлении документов, а также редактирование текста служебной записки, письма и пр. документов.

В стоимость входят кофе-паузы, раздаточные материалы, сертификат, CD-диски с допол. инф., др. Бесплатно содействуем в бронировании гостиницы для иногородних участников.

Источник:
ПРАКТИКУМ ПО ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКЕ: виды деловых писем, электронная переписка, структура и композиция текста, форма изложения, стили, анализ типичных ошибок официально-деловой письменной речи
Семинар предполагает анализ большого количества практических примеров, направленных на развитие и совершенствование навыков деловой переписки.В качестве учебных пособий используются реальные письма, написанные специалистами различных областей в процессе профессиональной деятельности.
http://itctraining.timepad.ru/event/23806/

Формирование навыков деловой переписки в процессе обучения немецкому языку в техническом вузе

Особенностей деловой переписки на немецком языке. Образец письма, соответствующее требованиям DIN 5008 (DIN – Deutsche Industrienorm – немецкий промышленный стандарт). Обращение перед фамилией получателя. Оформление адреса получателя на конверте.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Краткая характеристика главных особенностей деловой переписки. Правила составления электронного письма. Официальная и личная переписка. Типографика e-mail, основные правила оформления текста. Смысловое значение местоимений, тире и дефиса в документе.

реферат , добавлен 22.11.2014

Оформление стандартного письма. Адрес, дата, обращение, окончание, подпись, приложение. Специальные почтовые отправления. Цель письма. Текст письма. Общие правила. Некоторые примеры деловой переписки. Сопроводительное письмо к контракту.

реферат , добавлен 05.04.2003

Понятие и виды делового этикета. Этика и психология бесед и переговоров. Деловой завтрак, обед и ужин. Особенности общения через переводчика. Место служебной переписки в делопроизводстве. Структура служебного письма-запроса. Виды деловой переписки.

контрольная работа , добавлен 07.10.2013

Особенности и значение делового этикета, его основные принципы: пунктуальность, тактичность, уважение, дресс-код. Ознакомление с международными стандартами составления и оформления официального письма: ширина полей, грамматика, структура документа.

контрольная работа , добавлен 09.01.2011

Этикет и такт делового человека. Создание благоприятного психологического климата во время переговоров. Психологическая характеристика стресса. Правила деловой переписки. Стандартные фразы и выражения деловых писем. Типовая инструкция по делопроизводству.

реферат , добавлен 12.11.2010

Письмо как основной инструмент служебно-деловой переписки, осуществляемой между различными предприятиями (организациями, учреждениями). Классификация писем по стилю и назначению. Общие рекомендации по изложению делового письма. Этикет служебного общения.

реферат , добавлен 24.01.2012

Особенности протокольных приемов в деловых отношениях. Отличительные черты дневных, вечерних приемов, коктейлей и фуршетов. Визитные карточки и правила их использования. Этикет официальной переписки. Ведение переговоров с использованием средств связи.

контрольная работа , добавлен 10.03.2011

Правила интернет-безопасности и интернет-этикет для детей и подростков. Ведение деловой переписки посредством электронной почты. Этика поведения пользователя локальной компьютерной сети. Использование компьютера в учебном процессе. Сетевая этика в чатах.

курсовая работа , добавлен 04.09.2011

Служебная переписка как важная часть делового этикета. Общие требования к деловому письму. Правила международной переписки. Обязательные атрибуты делового письма. Характерные типы деловых писем. Внутриорганизационная переписка, письма-поздравления.

реферат , добавлен 19.06.2010

Теоретический анализ этики делового общения. Характеристика элементов азбуки делового этикета: сувениры, отдых, восточная кухня. Правила деловой переписки. Стандартные фразы и выражения деловых писем. Письмо – предложение о совместном сотрудничестве.

контрольная работа , добавлен 17.06.2010

Источник:
Формирование навыков деловой переписки в процессе обучения немецкому языку в техническом вузе
Особенностей деловой переписки на немецком языке. Образец письма, соответствующее требованиям DIN 5008 (DIN – Deutsche Industrienorm – немецкий промышленный стандарт). Обращение перед фамилией получателя. Оформление адреса получателя на конверте. Деловой этикет, статья
http://revolution.allbest.ru/ethics/00726106.html

Язык деловой переписки

• Виды деловой переписки, классификация 5 кб.
• Основы деловой переписки 62 кб.
• Письменная форма коммуникации в деловом общении 14 кб.
• Этика проведения телефонных разговоров, деловой переписки 19 кб.
• Английский язык 3 21 кб.
• Деловой английский из М.Голденков — Осторожно. Hot Dog. 55 кб.
• Деловой русский язык 30 кб.

Язык деловой переписки

В сфере науки, делопроизводства и законотворчества, в средствах массовой информации и в политике язык используется по-разному. За каждой из перечисленных сфер общественной жизни закреплен свой подтип русского литературного языка, имеющий ряд отличительных черт на всех языковых уровнях — лексическом, морфологическом, синтаксическом и текстовом. Эти черты образуют речевую системность, в которой каждый элемент связан с другими. Такой подтип литературного языка называется функциональным стилем.

В данной работе описаны документы по административным и общим вопросам, встречающиеся практически всем работающим на предприятиях и в учреждениях независимо от занимаемого ими положения, а так же рассмотрены язык и стиль официально-деловой документации.

I. Становление официально-делового стиля.

После «Русской правды» древнейшим документом считается «Грамота великого князя Мстислава Володимировича и его сына Всеволода 1130 года». Начальная формула этой грамоты «Се азъ» . («Вот я») становится с этого времени обязательным элементом (реквизитом) древнерусских грамот: «Се азъ князь великий Всеволод дал есмь святому Георгию (Юрьеву монастырю) Терпугский погост Ляховичи с землею, и с людьми, и с коньми, и лес, и борти, и ловища на ловати. » («з «Грамоты великого князя Всеволода Мстиславовича Юрьеву монастырю 1125-1137 годов»). Заканчивались грамоты специальной формулой, в которой указывается, кто был свидетелем сделки и кто скрепляет грамоту своей подписью.

А в «Генеральном регламенте» петровских Коллегий была дана уже законченная система норм документирования. «Генеральные формуляры», т.е. формы документов, предусматривали нормы оформления, этикетные нормы обращения к адресату с указанием чина, титула, звания, единые нормы наименования и самонаименования. Лексика делового языка все больше отдаляется от разговорной, живой речи, в нее проникает огромное количество иностранных слов (губерния, акт, баллотировать, апелляция и т.п.) и терминов.

В XX в. унификация документов принимает необратимый характер. Были разработаны новые правила ведения служебной документации: в 1918 г. введена единая форма бланков делового письма. В 20-е годы ХХ в. началась работа по созданию новых стандартов делового письма, появились трафаретные тексты

II. Официально-деловой стиль.

Официально-деловой стиль закреплен за сферой социально-правовых отношений, реализующихся в законотворчестве, в экономике, в управленческой и дипломатической деятельности. К периферии делового стиля относят информативную рекламу, патентный стиль и обиходно-деловую речь (заявления, объяснительные записки, расписки и т.п.). Организационно-распорядительная документация (ОРД) — вид деловой письменности, наиболее полно представляющий ее специфику. Вместе с различными видами законодательной речи (лицензия, правила, устав, указ и т.п.) ОРД представляет собой центр деловой письменности, ядро официально-делового стиля.

Документ — это текст, управляющий действиями людей и обладающий юридической значимостью. Отсюда повышенное требование точности, не допускающей инотолкования, предъявляемое к тексту документов. Соответствовать этому требованию может только письменная речь, подготовленная и отредактированная. В устной речи достичь такой степени точности практически невозможно ввиду ее неподготовленности, спонтанности, вариативности. Помимо требования денотативной точности (денотат — предмет или явление окружающей нас действительности, с которыми соотносится данная языковая единица), к языку документов предъявляется требование коммуникативной точности — адекватного отражения действительности, отражения мысли автора в речевом фрагменте (предложении, тексте).

В документах, поэтому используются клишированные стандартные фразы:

«Договор вступает в силу со дня подписания.»

«Во исполнение приказа № . »

Стандартизация языка деловых бумаг обеспечивает ту степень коммуникативной точности, которая придает документу юридическую силу. Любая фраза, любое предложение должны иметь только одно значение и толкование. Чтобы достичь такой степени точности в тексте, приходится повторять одни и те же слова, названия, термины: При предварительной оплате Заказчик обязан в трехдневный срок со дня оплаты вручить Исполнителю заверенную банком копию платежного документа или известить его телеграммой. При невыполнении Заказчиком требования настоящего пункта Исполнитель вправе по истечении десяти дней со дня подписания договора реализовать товар.

Подробность изложения в официально-деловом стиле сочетается с аналитизмом выражения действий, процессов в форме отглагольного существительного:

дополнять — вносить дополнения

поручать — давать поручения

не отвечать, а нести ответственность

решать — принимать решения

уточнять — вносить уточнения

платить — производить оплату

Подчеркнутая логичность, безэмоциональность изложения при стандартном расположении текстового материала на листе также весьма существенно отличают письменную деловую речь от устной. Устная речь чаще всего бывает эмоционально окрашенной, асимметричной по принципу текстовой организации. Подчеркнутая логичность устной речи указывает на официальность обстановки общения. Деловое устное общение должно протекать на фоне положительных эмоции — доверия, сочувствия, доброжелательности, уважения.

Информацию в документе несут не только текстовые фрагменты, но и все элементы оформления текста, имеющие обязательный характер, — реквизиты. Для каждого вида документов существует свой набор реквизитов, предусмотренный государственным стандартом — ГОСТом.

Реквизит — это обязательный информационный элемент документа, строго закрепленный за определенным местом на бланке, листе. Наименование, дата, регистрационный номер, сведения о составителе и т.д. постоянно располагаются в одном и том же месте — первые три в верхней части, а последний — в нижней части листа после подписей.

Число реквизитов бывает различным и зависит от вида и содержания документов. Формуляр-образец устанавливает максимальный состав реквизитов и порядок их расположения. К ним относятся:

— Государственный герб Российской Федерации.

— Эмблема организации и предприятия.

— Изображение правительственных наград.

— Код предприятия, учреждения или организации по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

— Код формы документа по общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

— Наименование министерства или ведомства.

— Наименование учреждения, организации или предприятия.

— Наименование структурного подразделения.

— Индекс почтового отделения, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, телефона, факса, номер счета в банке.

— Место составления и издания.

— Гриф ограничения доступа к документу.

— Заголовок к тексту.

— Отметка о контроле.

— Отметка о наличии приложения.

— Отметка о заверении копий.

— Фамилия исполнителя и номер его телефона.

— Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

— Отметка о переносе данных на машинный носитель.

— Отметка о поступлении.

Таким образом, высокая степень унификации, стандартизация как ведущая черта синтаксиса, высокая степень терминированности лексики, логичность, безэмоциональность, информационная нагрузка каждого элемента текста, внимание к деталям характерны для языка документов и отличают его от устной спонтанной деловой диалогической речи.

III. Оформление официальной корреспонденции.

В зависимости от языка и традиций той или иной страны, стиль официальной переписки может меняться, но существуют общие правила, определяемые международной практикой и условностями.

Любой документ содержит несколько обязательных позиций:

Обращение — указывает официальный и почетный титул адресата (например, Господин, Сэр, Ваше Превосходительство и т.д.).

Комплимент — выражение вежливости, которым заканчивается письмо (напр. С глубоким уважением, Искренне Ваш и т.д.).

Подпись — удостоверяет данный документ.

Дата — должна включать день, месяц, год и место написания письма. Данные никогда не пишутся в сокращенном виде.

Адрес — полная фамилия, титул и адрес помещаются либо вверху, либо внизу первой страницы.

Также при оформлении официальной и деловой корреспонденции следует придерживаться некоторых общепринятых правил:

1. Служебные письма пишутся на чистом бланке или листе бумаги только на его лицевой стороне.

2. Писать длинные письма не принято, но если письмо больше одной страницы, то в конце листа нужно поставить «продолжение следует» («continued over»).

3. Каждая страница, кроме первой, нумеруется арабскими цифрами.

4. Письма печатаются на машинке или компьютере, ширина поля с левой стороны не менее 2 см, интервал — 2 или 1,5.

5. В тексте не допускаются подчистки, исправления.

6. Письмо складывается текстом внутрь. Наиболее важные деловые письма желательно не сгибать, а посылать в больших плотных конвертах.

7. Если вы посылаете поздравительную открытку, следует помнить о том, что одну подпись принято ставить лишь на официальном поздравлении. Личная открытка должна содержать хотя бы несколько строк.

Официальная корреспонденция различных типов, которая направлена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному должностному лицу и подписана одним должностным лицом, представляет собой деловую корреспонденцию.

Деловое письмо является особым типом документов, менее жестко регламентированным, чем контракт или постановление, но имеющим юридическую значимость. Деловая переписка регистрируется и хранится в обеих организациях, как исходящая и входящая документация.

Современные формы переписки, которые приняты в международном общении, сложились около 150 лет назад в Англии.

Следует помнить, что за рубежом формальным сторонам корреспонденции уделяется больше внимания, чем у нас.

Письмо принято писать на бланках организации, где уже имеются реквизиты учреждения или фирмы-отправителя. Внешний вид бланка — это своеобразная визитная карточка, поэтому к нему следует относиться со всей серьезностью.

Любое письмо начинается с адреса на конверте. Во всем мире сначала пишут «кому», а затем «куда».

Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма.

Затем пишется фамилия адресата с инициалами: первыми пишутся инициалы, затем — фамилия. Вежливость требует постановки перед инициалами одного из сокращений «Г-ну» («Господину»), «Г-же» («Госпоже») или «Г-дам» («Господам»).

В странах арабского Востока перечисляется длинный ряд имен предков — Ахмед ибн (сын) Мухамед ибн Хасан ибн Хусейн или Фатима бинт (дочь) Хасан и т.д.

В большинстве стран принято писать сначала имя, затем фамилию. Однако, есть исключения. В Китае, например, на первом месте стоит фамилия, а затем имя — Ден Сяопинь.

У адресата может оказаться титул или звание — граф, доктор, магистр и т.д. В этом случае вместо обращения «Господину» можно указать его титул и звание. Писать и говорить «Господин+титул или звание+фамилия» принято лишь в Германии.

Слова «Господин» и «Госпожа» всегда сокращаются до «Г-н» и «Г-жа». Они никогда не употребляются самостоятельно, без фамилии. Такие звания и титулы, как генерал, полковник, профессор или президент, предпочтительно писать полностью, особенно на конверте письма.

В Англии часто употребляется вежливое обращение «Эсквайр», сокращенно «Эск.» («Esquier — Esq.»). Обращение «Эсквайер» никогда не употребляется в совокупности со словом «Господин».

В США замужние дамы пишут имя и фамилию своего мужа. В адресе писем незамужним дамам всегда должно указываться их имя.

Если вы хотите послать письмо лично корреспонденту, в таком случае после фамилии следует поставить «лично» («Private» — Англия, «Personal» — США, «Confidential» — Англия, США).

После этого пишется название фирмы, где работает адресат, затем почтовый адрес: номер дома, название улицы. Заключают адрес название города, штата, графства, кантона и т.п. (названия английских графств и названия штатов, имеющих сокращения, можно посмотреть здесь), почтовый индекс и страна.

При пересылке в конверте небольших брошюр, буклетов пишут «Печатная»

С правой стороны и чуть ниже реквизитов фирмы-отправителя указывается дата отправления с указанием месяца буквами (например, 14 июня 1997г.). Принятые у нас сокращения 14.06.97 в международной практике не употребляются. В США принято указывать сначала месяц, а затем число.

Само письмо начинается с точного повторения в левом верхнем углу адреса, написанного на конверте.

Ниже, без абзаца, с левой стороны пишут вежливое обращение (например, «Дорогой г-н (или г-жа)» или «Господа», «Уважаемые господа» и т.д.). После вступительного слова ставится запятая, а не восклицательный знак.

В следующей строке необходимо обозначить тему письма. Для этого достаточно поставить Re («Reference»), русский эквивалент – «Касательно».

Заканчивается письмо, как правило, комплиментом. Если письмо официальное, то обычно употребляется комплимент «Весьма искренне Ваш» («Very truly yours»). В других случаях употребляется комплимент «Искренне Ваш» («Sincerely yours»). Можно ограничиться добрыми пожеланиями «С наилучшими пожеланиями», «Примите мои наилучшие пожелания» и т.д.

Под комплиментом ставится подпись с указанием под ней вашей фамилии и должности. В большинстве стран подпись ставится с правой стороны листа, под заключительной формулой вежливости. Если заключительный комплимент расположен с левой стороны (напр. в Германии), то подпись ставится с левой стороны, также под заключительной формулой вежливости. Фамилия печатается на машинке или компьютере под рукописной подписью.

Если после написания письма необходимо срочно сообщить о каких-либо событиях, которые произошли позже, то в конце письма ставится P.S. и дописывается необходимая информация, в конце постскриптума ставится подпись.

Если к письму прилагаются какие-либо материалы или документы, то они обычно перечисляются в левой нижней части письма на отдельной строке после слова «Приложения (Enclosure)».

Деловое письмо - инструмент, который влияет на то, как нас воспринимает начальство, клиенты, партнеры или потенциальные работодатели. Статья отвечает на вопрос, как развить навыки составления делового письма, содержит рекомендации, схемы, примеры.

Как всякое боевое искусство умение писать письма синтезирует разнообразные техники и приемы, учитывает психологические аспекты развития личности.

Что требуется знать перед написанием делового письма?

В письмах умного человека отражается характер тех, кому они адресованы.
Лихтенберг Георг Кристоф

Работа над деловым письмом начинается с ваших ответов на вопросы:

Кто ваш адресат и что вы о нем знаете?

• Сфера деятельности компании?
• Вы знакомы с тем, кому адресуете письмо?
• Что вы знаете о человеке, которому адресуете письмо?
• Что для него важно?

Почему необходимо ответить на все эти вопросы:

• так вы установите психологический контакт с вашим адресатом
• быстрее достигнете желаемого результата

У адресного письма больше шансов на ответ, ведь имя для человека - самое важное для него слово.

Имя адресата, напечатанное или написанное на бумаге, доставляет ему положительные эмоции, поскольку

• подтверждается факт существования человека как личности
• поднимает его самооценку

Личное знакомство с адресатом и внимательное изучение его поведения позволит вам разговаривать с ним на одном языке.

Важно: Люди всегда относятся лучше к тем, кто на них похож.

Какова цель вашего письма?

Вы собираетесь:

• просить об одолжении
• отказать в просьбе
• предложить услугу/товар
• предъявить претензию

Важно: Если вы собираетесь использовать лесть как механизм воздействия на адресата - льстите искренне. Искренний комплимент всегда доставляет удовольствие людям с высокой самооценкой. Люди с заниженной самоценкой воспринимают лесть негативно!

В чем именно вы собираетесь убедить вашего адресата?

• Как, с вашей точки зрения, должен поступить человек, которому вы пишите?
• Каких действий вы от него ждете?

Цели определены - пришло время подумать об аргументах

• Какие именно аргументы вы готовы представить? Чем они подтверждены?
• Какой из аргументов может заинтересовать адресата?
• В чем заключается лично ваш интерес?
• Насколько расходятся ваши с адресатом интересы?
• Каким может быть компромиссное решение?

Основные правила грамотного написания делового письма

Правила составления деловых писем достаточно простые.

Правило 1: Образ

Важно: Человек, читающий ваше письмо, не знает вас лично! Ваше письмо должно формировать цельный и симпатичный образ

Благодаря удачно выбранному образу в письме вы будете влиять на своего визави на уровне подсознания.

Пять «безотказных» образов:

Образ влиятельного человека привлекает многих, однако, членами клуба «сильных мира» являются не все. Если вы заручились поддержкой такого человека и имеете этому не только устное, но и письменное подтверждение (например, письмо), смело ссылайтесь на этот факт в процессе общения со своим визави. В обратном случае вам придется прорабатывать другие образы.

Важно: Протежирование влиятельного человека предполагает использование в письме достаточного жесткого стиля изложения

Правило 2: Структура

Блочная структура - самая удобная для деловых писем

Правило 3: Лид-абзац

Лид-абзац- несколько предложений, которые предшествуют преамбуле

Что уместно в лид-абзаце:
1. Искренняя лесть и комплименты в сторону адресата

• Я только, что прочитал вашу книгу, и она произвела на меня огромное впечатление
• Я слышал о вас как о человеке, который оказывает поддержку талантливой молодежи
• Ваши подчиненные отзываются о вас как о прекрасном руководителе

Правило 4: Употребление корректных этикетных форм

Правило 5: Грамотность

Почему важна грамотность, объясняют в школе:

Правило 6: Краткость — сестра таланта, или почему чем меньше слов, тем больше смысла?

Значительная мысль, выраженная в сжатой форме, приобретает вид мудрости, подобно тому, как уже в семени прозревает большое дерево.
Деметрий Фалерский

Интересный факт. Понятие «лаконичность» ввел в литературу Платон в IV веке до н.э. Большинство из нас до сих пор пытается научиться выражать свои мысли лаконично.

Важно: Ваш адресат - занятой человек. Ему некогда читать романы в письмах. Помните об этом, составляя текст письма.

Редактируя черновой вариант текста, смело избавляйтесь от лишних слов. Больше о стоп-словах вы умажете узнать, просмотрев видео «Максим Ильяхов: Простые правила сильного текста» в конце статьи.

Правило 7: Конкретика в деловом письме — ваш козырь

В деловом мире - правда всегда лучше откровенного вранья или небольшой брехни. Письма без фактов автоматически отправляются в папку «спам» или мусорную корзину.

Но ведь у вас другая задача?

Вы составили письмо:

Ваш адресат прочитал следующее:

Вы написали 41 слово. Из них - только 4 слова-факта действительно важны для адресата. Впечатляет? Вашего адресата такая статистика точно не впечатлит!

Что делать?

Редактировать:

Правило 8: Тема письма

Отсутствие темы письма свидетельствует о вашей неопытности!

Тема должна быть запоминающейся, «цепляющей».

Совет. Когда вы обдумываете тему своего письма, помните: «цепляют» преимущества, которые вы готовы предложить.

Правило 9: Деловое письмо — деловой стиль. Почему нельзя использовать другие стили?

Потому что это будет уже совсем не деловое письмо.

Примеры деловых информационных писем

Правильно составленное деловое информационное письмо имеет следующий план:

Пример письма:

Какие психологические приемы можно использовать в деловом письме?

1. Тактика «Причина»

• Четко и ясно объясните причины вашего обращения именно к этому человеку
• Аргументируйте, почему он должен оказать вам помощь, в чем заключаются преимущества помощи именно вам

2. Тактика «Повторение»

Деловое предложение, призывы к действию, просьба повторяются в нескольких блоках письма по-разному

3. Тактика «Предположение»

Такая тактика интригует адресата, но не всегда уместна. Предположение трудно подтвердить фактами. Если вы рискуете и высказываете предположение, будьте готовы, что со временем вам придется отвечать за свои слова

4. Тактика «Утверждение»

В тексте письма используются только утвердительные предложения, создающие эффект истинности

Как быстро научиться писать деловые письма? Практика и еще раз практика

• Пройти специальный тренинг
• Читать специальную литературу и заниматься самообразованием

• Много практиковаться

Что может испортить ваше письмо? Видео

Яркой иллюстрацией плохого письма является видео «Для тренинга «Деловое письмо». Фильм «Трое из Простоквашино».

Письмо могут испортить:

• несогласованность структурных блоков
• отсутствие логики в изложении
• многословность
• отсутствие фактов
• наличие ошибок
• неаккуратность оформления и т.д.

Видео: «Для тренинга «Деловое письмо». Фильм «Трое из Простоквашино»

Почему деловое письмо не имело силы? Где вы допустили ошибку?

• Ваше письмо не удалось просмотреть за 30 секунд и определить степень его важности

соответственно

• Ваше письмо показалось адресату не очень важным

Статистика: средний руководитель получает 100-200 писем в день

Важно: Основная мысль вашего послания излагается в начале текста! И только потом идет объяснение основной мысли

Ознакомьтесь с готовым видео материалом на тему деловых писем

Видео: Максим Ильяхов. Простые правила сильного текста

Видео: Как написать продающее письмо? Вебинар WebPromoExperts#130

Видео: Хитрости убеждающих и продающих писем

Видео: Преимущества и недостатки деловых писем - Антон Краснобабцев

В условиях современного мира деловой контакт нередко берет свое начало с деловой переписки – письменной формы делового взаимодействия, которая включает любой вид корреспонденции (письмо, сообщение и т. д.), которая направляется любым официальным лицом от его имени и в силу занимаемой им должности.

Важным аспектом является соблюдение определенных норм этикета. В противном случае, установившиеся связи могут оборваться, а клиент или деловой партнер будут потеряны. Грамотно оформленная деловая переписка способствует максимально благоприятному впечатлению о вас или компании.

Владение магией букв актуально для каждого человека. Допустим, при поиске новой работы: составлению и отправлению резюме, тестовых заданий, сопроводительных писем, дополнительных данных о себе, согласования времени встречи.

Интересно, что правила деловой переписки, существующие сегодня, сложились около 150 лет назад в Англии.

Виды деловых писем

Чтобы определиться с тем, как составить письмо, нужно знать различия между его видами. Это поможет определиться с темой послания и правильным его оформлением. Это поможет не выглядеть глупо в глазах важного оппонента.

По структуре оформления различают:

• Письма-коммуникации

Сюда относятся письма-отказы, претензии, оправдания, признания. Все, что сотрудник использует в ходе своей профессиональной деятельности.

• Письма-договоренности

Важная разновидность письма. Благодаря ей подводят итоги встречи, формируют договоренности, обозначают время исполнения задач, убеждаются в правильности понимания договора обеими сторонами.

Правила делового письма

То, каким образом позволяют себе изъясняться блоггеры – не ваш вариант. Нет оправдания ошибкам и опечаткам. Нельзя утешать себя сложностями с изучением языка еще с детских лет. Необходимо быть максимально требовательным к себе. В противном случае, это составляет неблагоприятную картину о вашей личности и образованности.

Особенность деловой переписки состоит в том, что ошибки в написании слов профессиональной сферы считаются показателем некомпетентности человека в выбранной сфере.

Основные правила:

1. Откажитесь от использования слов, точное определение которых вы не знаете. В крайнем случае – проверяйте их значения по словарям.
2. Избегайте использования специфической терминологии. Некоторые слова могут быть незнакомы собеседнику и ошибочно им истолкованы. Этикет деловой переписки подразумевает в таких случаях давать объяснение терминам и аббревиатурам.
3. Пишите короткими предложениями. Длина и витиеватость конструкций уместна при написании романа, а не при деловых переговорах.
4. Предварительно набирайте сообщение не в теле письма, а в документе на компьютере или интернет-редакторе. Положительным аспектом является автоматическая проверка орфографии и пунктуации текста. Также это исключает случайное преждевременное отправление письма адресату или его потерю из-за закрытия браузера или потери интернета. Работая в Microsoft word, используйте автосохранения материала через определенные промежутки времени.
5. Следует избегать набора сообщения на телефоне или планшете. Существует риск неуместного автоисправления.
6. Проверяйте перед отправкой на ошибки и логичность построения текста. Набранный текст рекомендуется вновь перепроверить через час, временно переключившись на другие дела и забыв о его написании. Это поможет взглянуть на текст с другой стороны, видя все неточности.

Оформление делового письма

Необходимо особое внимание к деталям при оформлении и ведении переписки. Также это говорит об уважении к оппоненту, позволяет сэкономить время, которое может быть потрачено на переделывание материала.

Не стоит пренебрегать такими аспектами:

• Корректное заполнение темы письма

Если это первое сообщение, заголовок может быть ярким. Однако если общение с оппонентом уже существует, тему письма следует обозначить коротко и лаконично. Это основы общения. Они помогают отыскать сообщение через время, чтобы перечитать, будет легко и отправителю и получателю.

• Цитирование

В отправленном сообщении могут содержаться вопросы, на которые вы должны дать ответ. Имеет смысл отвечать на них, цитируя каждый в отдельности. При отправлении письма с несколькими пересылками стоит использовать нумерацию и разбивку текста на абзацы. Так собеседнику будет понятно, на какой вопрос вы даете ответ.

Чрезмерное количество цепочек цитирования создает ощущение хаоса в сообщениях. Однако если есть необходимость вернуться к ранее отправленным сообщениям или напомнить собеседнику о чем-то, это стоит сделать. В частности, если дело касается бюджета, пакета услуг, времени.

• Учитывать всю полученную информацию

При составлении письма необходимо кратко комментировать все прикрепленные вами или собеседником документы. Так получателю будет сразу ясно, какое содержимое файлов его ожидает.

• Собственная подпись – аналогия визитке

Деловая переписка допускает наличие подписи. Ее можно сделать автоматической, тогда она будет присутствовать в каждом отправленном письме. Как составить информативную подпись? Используйте имя и фамилию, актуальную на данный момент должность, рабочие контакты и логотип компании.

Например: «С уважением, Иван Иванов, менеджер ваших проектов, номер телефона или любые другие мессенджеры». Или «Best regards, Ivan Ivanov … ».

Также подпись может быть броской и креативной, свидетельствуя об особой связи с компанией или делом. Например, сотрудники сети книжной индустрии могут использовать фразу «Сейчас я читаю…», вставляя название актуальных новинок. Но такие вещи лучше согласовать с начальством.

• Почтовый адрес

Правила деловой переписки подразумевают отображение почтового адреса. Лучше если он будет сугубо рабочим. Там может отображаться название компании, должность, имя или фамилия, но никак не год рождения или игривые прозвища/слова. Лучше продумать правильное название адреса на много лет, если планируете оставить его даже при смене деятельности или должности.

• Шрифт и интервалы

В ведении документации чаще всего используют шрифт Times New Roman размера 12 для таблиц или 14 для текста. 1,5-2 интервала. Это негласные основы.

Стиль делового общения

Деловая переписка подразумевает тонкое балансирование на грани. Приятельское общение тут неуместно, но и подчеркнуто суровое не подходит.

Особенности общения:

• Строгость конструкций

Уменьшительно-ласкательные слова, сленговые выражения будут неуместны.

• Использование смайликов

Осторожное использование смайликов или отказ от них. Первый контакт не допускает их наличие в принципе. В дальнейшем скобочки могут присутствовать, но исключительно положительные, в умеренном количестве. Милости и юмор недопустимы в данном стиле общения. Недопустима такая форма, если вы находитесь в подчинении у собеседника.

• Приветствие по имени и отчеству

Правила ведения деловой переписки подразумевают уважительное отношение к собеседнику, внимание и интерес к его персоне. Это повышает интерес оппонента к вам, увеличивает шанс на его снисходительность. Желательно знать заранее, как зовут человека, к которому вы обращаетесь, а также его предпочтения по обращению.

• Ответ в течение двух суток

Корректным является отправление ответа на сообщение в течение нескольких рабочих дней. Иначе это считается неуважением. Если письмо было отправлено перед выходными или отпуском, на него можно не отвечать, если оно несрочное. В ином случае необходимо предупредить собеседника о временном отсутствии вашего ответа или кратко отписаться по поводу содержимого письма.

• Отсутствие назойливости

Постоянно спрашивать о чем-то, просить подтверждения покажет вас в не лучшем свете. Если требуется подтверждение от собеседника, можно ему напомнить о необходимости ответа через трое суток. Если дело срочное, лучше это упомянуть изначально в вашем первом сообщении.

• Правило зеркала

Этикет деловой переписки часто допускает обращение к оппоненту так, как делает это он. Это повышает возможность взаимопонимания, общения на одном уровне. Следите за тем, какие термины, стиль общения, обращения использует ваш собеседник.

• Поздравление с праздниками

Если общение происходит около или во время официальных праздников, стоит поздравить собеседника. Таковы правила деловой переписки. Также полезно знать, когда у оппонента день рождения.

• Благодарность

Элементарной вежливостью будут слова благодарности в ответ на поздравление, приглашение, объяснение.

Учитывая все вышеперечисленные особенности, наладить контакт с собеседником и составить благоприятное мнение о себе не составит труда.

Важность правил делового письма

По сути, любое отправленное письмо – визитная карточка, отображение выбранной нами деловой позиции. Чтобы она выглядела достойно, вселяла уважение и доверие, а переговорам сопутствовал комфорт и эффективность решения задач, знание правил хорошего тона и их постоянное соблюдение – непоколебимый залог успеха.

Касательно любой переписки, в интернете или в письмах, действуют такие же строгие нормы, как и при общении по телефону, личных переговорах. Принципы, на которых построено взаимодействие:

• взаимоуважение оппонентов к личности и деловой позиции другого человека;
• внимание к деловым интересам оппонента;
• соблюдение конфиденциальности;
• пунктуальность в решении важных задач.

Деловая переписка необходима, так как:

• при отправлении письма нет ответа, даже если он подразумевался;
• письма теряются в потоке ненужной информации и сотрудники постоянно созваниваются, прося проверить почту;
• после прочтения электронного сообщения совершенно непонятно, что нужно от вас;
• из-за изобилия подробностей и хаоса информации в сообщениях мысли путаются, а сложный вопрос так и не решается.

Можно сэкономить множество свободного времени, если внедрить общие правила ведения деловой переписки. Это поможет избежать вышеизложенных проблем.

Переписка - это важнейшая составляющая делового этикета. Основным правилам ведения деловой переписки люди обучаются на специальных курсах. Этот навык у сотрудников компании способствует увеличению оборота предприятия, установлению прочных связей с партнерами и потребителями, улучшению взаимосвязи между различными службами и т.д. Попробуем обозначить некоторые наиболее значимые моменты этого дела.

Виды деловой переписки

В основе деловой переписке лежит классификация корреспонденции предприятия. Специалисты выделяют:

• торговые соглашения;
• письма с благодарностью;
• извинения;
• поздравления;
• запросы и требования;
• соболезнования.

Все они имеют свои нюансы, однако, есть и общие правила ведения деловой электронной переписки.

Особенности ведения деловой переписки по интернету

1. Файл с письмом необходимо всегда подписывать, чтобы было понятно, кто отправитель.
2. Указывайте обязательно тему письма, в противном случае оно может попасть в спам, и адресат его не получит.
3. Если прикрепляете файл, то в теле хотя бы коротко укажите, в чем суть послания.
4. Начинайте текст с приветствия, а в конце не забудьте попрощаться, указать свои контактные данные. Обращение к адресату может начинаться со слов «Дорогой + имя и отчество (имя)», «Уважаемый + фамилия (имя, отчество)» - в зависимости от степени близости корреспондентов. Слова «уважаемый», «госпожа», «господин», «заместитель директора», и т.д. сокращать крайне не рекомендуется. В противном случае получатель сможет подумать, что вы не очень-то уважаете его на самом деле. Заканчивать деловое письмо следует, в нескольких словах благодарив человека за внимание или сотрудничество. И далее ставится выражение: «Искренне Ваш...» или «С уважением, …» и т. д.
5. Если вы пишете письмо, не прикрепляя дополнительных файлов, его структура должна быть такова: вступление, текст письма, формула вежливости («с уважением», «с наилучшими пожеланиями», «ваш покорный слуга» и т. д.), подпись, контактные данные (они во многих электронных почтовых системах выставляются автоматически), приложения.
6. Если письмо очень важное, можно дополнительно сообщить адресату, что вы его отправили - по аське или скайпу, СМСкой или телефонным звонком.
7. Если долго нет ответа, допускается напоминание о себе адресату повторным письмом, телефонным звонком, СМС или иным способом.

Основы деловой переписки

Правилами оформления деловой переписки не приветствуется использование жаргонов, просторечий и диалектных выражений. Возможно использование профессиональных терминов, если известно, что адресат обладает теми же профессиональными знаниями, что и вы. Хороший литературный язык, корректный тон, недвусмысленность, минимум воды, быстрый переход к сути вопроса - на этом и строятся основы деловой переписки.

В неформальной деловой переписке нередко используются односложные слова и сокращения: таким образом достигается впечатление теплоты, близкого знакомства и взаимной симпатии. Прилагательные «добросердечный», «отзывчивый», «прекрасный», «изумительный» и т. д. вполне допустимы. Они демонстрируют тот факт, насколько автор письме объективен или субъективен. Правила ведения деловой переписки не предполагают обращения на «ты», даже если мейл готовится для ближайшего знакомого.

В зависимости от того, знаете ли вы, как правильно вести деловую переписку, во многом зависит судьба сделок организации и возможность ее дальнейшего развития. Поэтому данным навыком обязательно должен овладеть каждый профессиональный сотрудник компании.